Im Flottenmanagement gibt es bestimmte steuerliche Aspekte, die Unternehmen beachten sollten, um potenzielle Steuerfallen zu vermeiden. Die Deklaration des Geschäftsfahrzeugs auf dem Lohnausweis sowie die korrekte Fahrtaufzeichnung spielen dabei eine entscheidende Rolle. In diesem Beitrag erklären wir wichtige Informationen, wie Sie Ihre steuerlichen Verpflichtungen ganz einfach erfüllen.
1. Die Deklaration des Geschäftsfahrzeugs auf dem Lohnausweis
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, das Geschäftsfahrzeug auf dem Lohnausweis zu deklarieren. Dabei ist zu beachten, dass ein offizielles Geschäftsfahrzeug gleichzeitig als Lohnbestandteil betrachtet wird. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollte monatlich 0,9% vom Nettokaufpreis des Fahrzeugs deklariert werden. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass der deklarierte Betrag mindestens CHF 150.- pro Monat beträgt. Dieser Betrag wird monatlich direkt vom Gehalt des Mitarbeitenden abgezogen.
2. Die Fahrtaufzeichnung und der Nachweis von geschäftlichen- und Privatfahrten
Gemäss den gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen die Fahrtaufzeichnungen und Nachweise von geschäftlichen- und Privatfahrten auf Verlangen des Steueramts zur Verfügung stellen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Fahrten zu erfassen, darunter:
Fahrtenbuch: Ein Fahrtenbuch, das von Hand geführt wird, ermöglicht die manuelle Erfassung der gefahrenen Kilometer und Reisezwecke. Es ist wichtig, dass das Fahrtenbuch sorgfältig und lückenlos geführt wird.
App-basierte Aufzeichnung: Ein physischer Adapter am Fahrzeug, der über eine App die Fahrten automatisch aufzeichnet, bietet eine bequeme und genaue Methode zur Fahrtaufzeichnung. Die App erfasst automatisch die gefahrenen Kilometer und speichert die relevanten Informationen – Stichwort Telematik. Hier können Sie den spannenden Blogbeitrag dazu nachlesen.
Hardwarefreie Lösung: Eine alternative Möglichkeit besteht darin, die Fahrten anhand der Fahrgestellnummer des Fahrzeugs in einer App zu erfassen. Hierbei ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Die Mitarbeitenden müssen die Fahrten manuell in der App nachtragen und die erforderlichen Informationen angeben.
3. Häufige Fehler beider Deklarierung wie sie vermieden werden können
Im Umgang mit der Deklaration von Geschäftsfahrzeugen und der Fahrtaufzeichnung treten häufig Fehler auf, die vermieden werden sollten. Dazu gehören:
1) Unzureichender Nachweis der Fahrten:
Mitarbeitenden sollten sich bewusst sein, dass sie verpflichtet sind, ihre Fahrten auf Verlangen des Steueramts nachzuweisen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle geschäftlichen- und Privatfahrten ordnungsgemäss erfasst und dokumentiert werden.
2) Unwissen über die Verpflichtungen:
Es kommt vor, dass Mitarbeitende nicht ausreichend informiert sind und sich der steuerlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Fahrtaufzeichnung nicht bewusst sind. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden regelmässig über ihre Verantwortlichkeiten und die Notwendigkeit des korrekten Nachweises informieren.
3) Unklarheit seitens des Arbeitgebers:
Manchmal sind Arbeitgeber unsicher, wie sie die Deklaration des Geschäftsfahrzeugs richtig handhaben sollen. Es ist ratsam, sich an Steuerexperten oder Fachleute für Flottenmanagement zu wenden, um Unterstützung und Beratung in Bezug auf die korrekte Vorgehensweise zu erhalten.
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